Quyết định kỷ luật lao động chỉ có giá trị khi hội đủ ba điều kiện. Thiếu một trong ba thì dù người lao động vi phạm rõ ràng tới đâu, quyết định vẫn không đứng được khi có tranh chấp.
Ba điều kiện bắt buộc
Một, hành vi vi phạm phải được quy định trong nội quy lao động đã đăng ký.
Không có trong nội quy thì không có căn cứ xử lý. Nội quy chưa đăng ký thì chưa có hiệu lực, và cũng không dùng được. Chi tiết ở bài Nội quy lao động, khi nào bắt buộc và đăng ký ở đâu.
Hai, phải tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật với thành phần theo quy định.
Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động. Cuộc họp phải có mặt các thành phần theo quy định, trong đó có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, và người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa hoặc nhờ người khác bào chữa.
Ba, phải có biên bản.
Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc và có chữ ký của những người tham dự. Ai không ký thì phải ghi rõ lý do.
Trong ba điều kiện, bước họp là bước bị bỏ qua nhiều nhất, vì nó tốn thời gian và vì người quản lý thường thấy vụ việc đã quá rõ ràng.
Bốn hình thức kỷ luật
- Khiển trách.
- Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng.
- Cách chức.
- Sa thải.
Không được áp dụng hình thức nào ngoài bốn hình thức này. Phạt tiền, cắt lương, hạ bậc lương đều không phải hình thức kỷ luật hợp pháp.
Sa thải chỉ áp dụng trong các trường hợp luật định
Sa thải là hình thức nặng nhất và chỉ được áp dụng trong những trường hợp cụ thể theo quy định, ví dụ hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma tuý tại nơi làm việc; tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ; gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe doạ gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động; quấy rối tình dục tại nơi làm việc; và trường hợp tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng theo thời gian quy định.
Ngoài danh sách ấy thì không được sa thải, dù nội quy có ghi.
Những việc bị cấm
- Xâm phạm sức khoẻ, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động.
- Phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật.
- Xử lý kỷ luật với hành vi không được quy định trong nội quy hoặc không có trong thoả thuận, hợp đồng, hoặc pháp luật không quy định.
- Áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho một hành vi vi phạm.
- Xử lý kỷ luật khi người lao động đang trong các trường hợp được bảo vệ, ví dụ đang nghỉ ốm, nghỉ điều dưỡng, nghỉ theo sự đồng ý của người sử dụng lao động, đang bị tạm giữ tạm giam, đang chờ kết quả xác minh, hoặc lao động nữ đang mang thai, nghỉ thai sản, người lao động nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Khi một người vi phạm nhiều hành vi cùng lúc thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất.
Thời hiệu
Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động có giới hạn, và dài hơn đối với hành vi liên quan trực tiếp tới tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh.
Khi hết thời hạn thuộc các trường hợp không được xử lý kỷ luật mà thời hiệu đã hết hoặc còn lại không đủ, thì được kéo dài thêm theo quy định.
Điều này có nghĩa: để lâu là mất quyền xử lý. Trong khi đó phần lớn thời gian ở doanh nghiệp bị tiêu vào việc đi gom hồ sơ.
Việc chuẩn bị trước cho gọn
Ba thứ cần đưa ra cùng lúc khi xử lý: điều khoản trong nội quy, biên bản họp, và hồ sơ của người lao động gồm hợp đồng, quyết định liên quan, và lịch sử vi phạm trước đó nếu có.
Khi ba thứ ấy nằm ở ba nơi thì mỗi vụ việc là một lần đi gom, và trong lúc gom thì thời hiệu vẫn đang chạy.
Đọc thêm: Nghỉ việc phải báo trước bao nhiêu ngày.