Phần mềm chấm công là công cụ ghi nhận giờ công của người lao động và chuyển dữ liệu ấy thành bảng công dùng được cho việc tính lương. Chọn đúng hay không phụ thuộc vào một câu hỏi: doanh nghiệp có ca kíp và nhiều chi nhánh hay không, chứ không phụ thuộc vào số nhân viên.
Ba trường hợp chưa cần phần mềm chấm công
Nói trước phần này để quý công ty không tiêu tiền vào thứ chưa cần.
- Làm giờ hành chính cố định, một địa điểm, ít tăng ca. Một bảng tính vẫn kham được.
- Dưới 15 người và ít biến động. Người quản lý còn nhớ được hết.
- Đã có máy chấm công và không có nhu cầu tính lương tự động. Trong trường hợp này thứ cần là phần mềm tính lương, không phải phần mềm chấm công.
Ngưỡng thật sự xuất hiện khi có ca xoay, ca gãy, ca đêm, hoặc khi nhân viên làm việc ở nhiều nơi.
Bảy tiêu chí để chọn
Một, có xử lý được nhiều ca trong cùng một ngày không. Ngành dịch vụ hay có ca gãy: sáng ba tiếng, chiều bốn tiếng. Phần mềm chỉ tính một ca một ngày thì gặp trường hợp này là phải ghi tay bên ngoài.
Hai, đơn từ có nằm chung một chỗ với bảng công không. Chấm công mà đơn nghỉ phép nằm ở nơi khác thì cuối tháng vẫn phải ghép tay. Đây là chỗ phân biệt phần mềm chấm công thật với một cái máy ghi giờ.
Ba, có theo dõi việc đổi ca không. Hai nhân viên tự đổi ca cho nhau là chuyện thường ngày. Nếu hệ thống không ghi nhận được việc đổi ấy thì bảng công sai, và cả hai người cùng khiếu nại.
Bốn, chấm công ngoài văn phòng thế nào. Nhân viên làm ở công trình, ở nhà khách hàng, ở chi nhánh mới mở. Cần chấm được trên điện thoại có kiểm toạ độ, hoặc chấm bằng mã QR dán tại chỗ.
Năm, dữ liệu có chảy thẳng sang khâu tính lương không. Nếu cuối tháng vẫn phải xuất tệp rồi nhập sang chỗ khác thì phần mềm mới giải quyết một nửa vấn đề.
Sáu, quy tắc tăng ca khai được tới mức nào. Luật có bốn mức nhân khác nhau cho ngày thường, ngày nghỉ tuần, ngày lễ và ban đêm. Phần mềm phải khai được cả bốn, và cộng dồn được để kiểm trần giờ làm thêm.
Bảy, chi nhánh khác nhau khai lịch khác nhau được không. Chi nhánh ở tỉnh khác có thể có ngày nghỉ khác, ca khác, quy tắc khác.
Máy chấm công vân tay có thay được không
Không. Đây là chỗ nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm nên đầu tư một lần rồi vẫn khổ.
Máy chấm công vân tay giải quyết khâu ghi nhận. Nó ghi lại ai đến lúc mấy giờ. Nó không giải quyết khâu tính: đối chiếu với ca đã phân, trừ đơn nghỉ đã duyệt, cộng tăng ca theo đúng mức nhân, rồi ra bảng công.
Khoảng trống giữa hai khâu ấy chính là mấy ngày cuối tháng của phòng nhân sự.
Cách dùng đúng là để máy vân tay làm nguồn dữ liệu, còn phần tính thì để hệ thống lo.
Chi phí thường gồm những gì
Ba khoản, và quý công ty nên hỏi rõ cả ba trước khi ký:
- Phí thuê bao theo tháng hoặc theo năm, thường tính theo số nhân viên hoặc theo gói.
- Phí triển khai một lần, gồm cài đặt, chuyển dữ liệu cũ, và đào tạo.
- Phí phát sinh khi cần sửa theo đặc thù, khoản này hay bị bỏ qua lúc chào hàng.
Chi tiết cách tính nằm ở bài Phần mềm nhân sự giá bao nhiêu và tiền đi vào đâu.
Một cách thử trước khi quyết
Đừng tin bản trình bày. Hãy lấy dữ liệu chấm công thật của một tháng vừa rồi, kèm mọi trường hợp rắc rối nhất trong tháng đó: người đổi ca, người nghỉ nửa buổi, người tăng ca đêm, người quên chấm.
Đưa đúng bộ dữ liệu ấy cho bên bán và yêu cầu chạy ra bảng công. So với bảng công quý công ty đã làm tay. Lệch ở đâu thì hỏi vì sao lệch.
Phép thử này mất một buổi và tiết kiệm được rất nhiều tháng đi sai đường.
Về myHRM
myHRM xử lý được cả bảy tiêu chí ở trên, gồm nhiều ca một ngày, chín loại đơn từ có luồng duyệt, chấm công kiểm toạ độ và chấm bằng mã QR, và nối thẳng sang khâu tính lương. Quý công ty xem trước toàn bộ màn hình bằng tài khoản demo công bố trên trang chủ, không cần đăng ký.
Đọc thêm: Quản lý ca làm việc cho công ty nhiều ca nhiều chi nhánh và Chấm công bằng điện thoại có kiểm vị trí, được và mất.