Câu trả lời thường gặp là khi công ty đủ lớn. Câu trả lời ấy sai, vì ngưỡng không nằm ở số người.
Một văn phòng 80 người làm giờ hành chính, ít tăng ca, ít biến động, vẫn quản được bằng bảng tính. Một quán 25 người chạy ba ca, đổi ca liên tục, thì rối hơn nhiều.
Dưới đây là bốn dấu hiệu thật.
Dấu hiệu 1: cùng một con người phải khai nhiều lần
Nhân viên mới ký hợp đồng ở phòng nhân sự. Khai lại cho kế toán để làm bảng lương. Khai lần ba cho người làm bảo hiểm. Chụp giấy tờ gửi tin nhắn cho quản lý trực tiếp.
Bốn lần khai, bốn nơi lưu, và bốn nơi ấy không bao giờ khớp hoàn toàn.
Khi việc đối chiếu giữa các nơi bắt đầu chiếm thời gian đều đặn mỗi tháng, đó là lúc cần một nơi duy nhất để khai.
Dấu hiệu 2: câu hỏi đơn giản không có câu trả lời nhanh
Công ty đang có bao nhiêu người. Bao nhiêu hợp đồng sắp hết hạn trong quý này. Tháng này toàn công ty chi bao nhiêu tiền lương.
Nếu câu trả lời luôn bắt đầu bằng để tôi tổng hợp lại, thì con số ấy chỉ còn dùng để ghi nhận, không dùng để quyết định được nữa.
Đáng chú ý: ở công ty nhiều chi nhánh, con số nhân sự của phòng nhân sự thường khác con số của kế toán. Không ai đếm sai, mà mỗi bên đang đếm một thứ khác nhau.
Dấu hiệu 3: kiến thức nằm trong đầu một người
Công ty nào cũng có một tệp bảng tính lương, và thường chỉ một người hiểu nó.
Người đó nghỉ phép dài ngày thì lương chậm. Người đó nghỉ việc thì phải dựng lại từ đầu, và lần dựng lại nào cũng lộ ra vài chỗ tính sai âm thầm nhiều năm.
Rủi ro này không nằm ở con người. Nó nằm ở chỗ công thức không được viết ra ở đâu cả.
Dấu hiệu 4: lời hứa không có chỗ ghi lại
Nhân viên nhắn tin xin nghỉ, quản lý trả lời một chữ được. Hai nhân viên tự đổi ca cho nhau. Sếp duyệt miệng một khoản phụ cấp.
Ba tình huống này đều bình thường và đều cần thiết. Cái không bình thường là không có chỗ nào ghi nhận chúng.
Khi cuối tháng bắt đầu xuất hiện những cuộc tranh luận về việc ai đã đồng ý cái gì, đó là dấu hiệu rõ nhất.
Không phải cứ có phần mềm là hết vấn đề
Cần nói thẳng phần này.
Phần mềm không tự sửa được quy trình sai. Nếu công ty chưa có quy định rõ về việc ai duyệt đơn gì, thì đưa lên phần mềm chỉ làm sự lộn xộn ấy chạy nhanh hơn.
Việc cần làm trước khi mua: viết ra ai duyệt loại đơn nào, ca làm việc có bao nhiêu loại, và công thức lương gồm những thành phần gì. Viết được ra giấy thì khai vào hệ thống chỉ là việc kỹ thuật.
Bắt đầu từ đâu cho đỡ sốc
Không nên đưa mọi thứ lên cùng lúc. Thứ tự đỡ vỡ nhất:
- Hồ sơ nhân sự và cơ cấu tổ chức. Ít rủi ro, ai cũng thấy lợi ngay.
- Chấm công và ca làm việc. Bắt đầu có tác động tới thói quen hằng ngày.
- Đơn từ có luồng duyệt. Cần thay đổi thói quen của cả quản lý.
- Tính lương. Làm cuối cùng, và chạy song song một kỳ với cách cũ trước khi bỏ hẳn.
Về myHRM
myHRM đi đúng bốn bước trên, và phần chuyển dữ liệu từ tệp bảng tính đang dùng nằm trong phí triển khai một lần. Quý công ty xem trước toàn bộ màn hình bằng tài khoản demo trên trang chủ.
Đọc thêm: Phần mềm chấm công cho doanh nghiệp Việt Nam, chọn thế nào cho đúng và Quy trình nhận nhân viên mới, danh sách kiểm cho ngày đầu.