Phần mềm tính lương nào cũng chạy được bảng lương đơn giản. Khác biệt lộ ra ở những trường hợp không đơn giản, mà công ty nào cũng có vài chục trường hợp như vậy mỗi tháng.
Dưới đây là sáu thứ cần kiểm, xếp theo mức thường gây hối tiếc về sau.
1. Công thức lương có tự đặt được không
Đây là câu hỏi quan trọng nhất.
Mỗi công ty một cách tính. Có nơi theo ngày công, có nơi theo sản phẩm, có nơi theo doanh số, phần lớn trộn cả ba. Phần mềm ép theo công thức có sẵn thì sớm muộn cũng phải làm tay bên ngoài, và lúc đó phần mềm chỉ còn là chỗ lưu trữ.
Hỏi cho rõ: khai thêm một thành phần lương mới có cần bên bán can thiệp không, hay tự làm được.
2. Dữ liệu chấm công vào bằng đường nào
Ba khả năng, và chúng khác nhau rất nhiều:
- Chấm công nằm chung hệ thống, dữ liệu tự chảy sang.
- Chấm công ở nơi khác, nhập vào bằng tệp theo khuôn có sẵn.
- Nhập tay.
Khả năng thứ ba thì phần mềm chỉ tiết kiệm được khâu cộng trừ, không tiết kiệm được khâu gom dữ liệu, mà khâu gom mới là khâu tốn thời gian nhất.
3. Bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân tính tới đâu
Hỏi ba câu: mức đóng bảo hiểm lấy từ đâu, quy tắc giảm trừ gia cảnh khai thế nào, và khi tỷ lệ đóng thay đổi thì ai cập nhật.
Câu thứ ba hay bị bỏ qua. Tỷ lệ và mức trần thay đổi theo thời gian, và nếu mỗi lần thay đổi lại phải trả phí sửa thì chi phí thật cao hơn báo giá ban đầu.
4. Có chạy thử được không trước khi chốt bảng
Sắp tăng lương một bộ phận, sắp đổi cách tính thưởng, sắp thêm một khoản phụ cấp. Câu hỏi luôn là quỹ lương đội lên bao nhiêu.
Phần mềm tốt cho dựng một phương án song song, chạy trên dữ liệu thật, xem tổng quỹ thay đổi ra sao, rồi mới quyết. Làm việc này trên bảng tính nháp thì mỗi lần là một tệp mới, và ba tuần sau không ai nhớ tệp nào là bản đúng.
5. Lần ngược được từ con số về nguồn gốc không
Nhân viên hỏi vì sao tháng này ít hơn tháng trước. Người làm lương cần trả lời trong hai phút, không phải nửa buổi.
Điều đó chỉ xảy ra khi từ dòng lương bấm ngược ra được: ngày công nào, đơn từ nào đã duyệt, khoản khấu trừ nào và vì sao.
Luật cũng yêu cầu bảng kê trả lương ghi rõ lý do khấu trừ, nên đây không chỉ là tiện lợi.
6. Truy lĩnh và điều chỉnh kỳ trước làm thế nào
Tháng nào cũng có trường hợp phát hiện sai sót của kỳ trước, hoặc quyết định tăng lương có hiệu lực lùi về trước.
Hỏi rõ: sửa lại bảng lương đã chốt hay lập khoản truy lĩnh riêng. Cách thứ hai đúng hơn, vì bảng lương đã chốt là chứng từ, không nên sửa.
Cách thử tốn một buổi mà tiết kiệm nhiều tháng
Lấy dữ liệu thật của một tháng vừa rồi, chọn đúng tháng có nhiều trường hợp rắc rối nhất: người vào giữa tháng, người nghỉ việc giữa tháng, người tăng ca đêm, người nghỉ không lương, người có truy lĩnh.
Đưa bộ dữ liệu ấy cho bên bán và yêu cầu chạy ra bảng lương. Đem so với bảng quý công ty đã làm tay, dò từng dòng.
Chỗ nào lệch thì hỏi vì sao lệch. Kinh nghiệm cho thấy phần lớn chỗ lệch lại là lỗi của cách làm tay, và riêng việc phát hiện ra điều đó đã đáng giá.
Về myHRM
myHRM cho tự đặt công thức lương, có kịch bản lương để chạy thử trước khi chốt, có khoản truy lĩnh riêng, và dữ liệu chấm công cùng chín loại đơn từ nằm chung một hệ thống nên không phải nhập lại. Quý công ty xem trước bằng tài khoản demo trên trang chủ.
Đọc thêm: Chuyển bảng lương từ Excel sang phần mềm, lộ trình an toàn và Xây dựng thang bảng lương, từ nguyên tắc tới bảng thật.