Nội quy lao động là văn bản quy định về kỷ luật và trật tự trong doanh nghiệp. Nó không phải thủ tục hình thức: thiếu nó thì không xử lý kỷ luật được ai, dù người lao động vi phạm rõ ràng tới đâu.
Khi nào bắt buộc
Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy phải bằng văn bản và phải đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh.
Doanh nghiệp dưới 10 người vẫn phải có nội quy, nhưng không bắt buộc bằng văn bản và không phải đăng ký.
Trước khi ban hành, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có.
Nội dung chủ yếu phải có
Nội quy lao động cần có đủ các nhóm nội dung sau, thiếu nhóm nào thì hồ sơ đăng ký có thể bị trả về:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
- Trật tự tại nơi làm việc.
- An toàn, vệ sinh lao động.
- Phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, trình tự và thủ tục xử lý.
- Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ.
- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng.
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng.
- Trách nhiệm vật chất.
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Nhóm 7 và nhóm 9 là hai nhóm quan trọng nhất trong thực tế, vì thiếu chúng thì mọi quyết định kỷ luật đều không có căn cứ.
Hiệu lực
Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký, trừ trường hợp có thông báo về nội dung trái pháp luật.
Điều này có nghĩa: soạn xong chưa đủ, nộp xong chưa đủ, phải đủ hồ sơ và qua thời hạn thì nội quy mới dùng được.
Sai lầm phổ biến của doanh nghiệp nhỏ
Một, chép nguyên mẫu trên mạng. Mẫu chung thường thiếu phần hành vi vi phạm gắn với đặc thù ngành. Quán ăn cần quy định về việc huỷ món và giảm giá không lý do. Công ty vận tải cần quy định về sử dụng phương tiện. Chép mẫu văn phòng về dùng cho hai ngành này là chép thứ không dùng được.
Hai, soạn xong để trong tủ. Nội quy phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc và người lao động phải được thông báo. Chưa thông báo thì khó chứng minh người vi phạm đã biết.
Ba, không cập nhật khi công ty đổi. Mở thêm chi nhánh, thêm ca đêm, thêm bộ phận mới, thì nội quy cũ không còn phủ hết.
Quan hệ với hợp đồng lao động
Nội quy quy định thứ áp cho tất cả mọi người. Hợp đồng quy định thứ riêng của từng người.
Khi hai văn bản mâu thuẫn, cần xem nội dung nào có lợi hơn cho người lao động và nội dung nào đúng quy định pháp luật hơn. Cách an toàn là rà soát để hai bên không mâu thuẫn ngay từ đầu.
Vì sao nên lưu nội quy cùng chỗ với hồ sơ nhân sự
Khi xử lý kỷ luật, ba thứ phải được đưa ra cùng lúc: điều khoản trong nội quy, biên bản cuộc họp xử lý, và hồ sơ của người lao động.
Ba thứ ấy nằm ở ba nơi thì mỗi vụ việc là một lần đi gom, và trong lúc gom thì thời hiệu xử lý kỷ luật vẫn đang chạy.