Thang bảng lương là hệ thống các bậc lương gắn với từng nhóm chức danh, làm căn cứ để trả lương, nâng bậc, và thoả thuận trong hợp đồng lao động.
Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thoả thuận mức lương và trả lương. Khi xây dựng phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, và phải công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Năm bước
Bước 1: liệt kê chức danh thật đang có. Không lấy mẫu ngành, hãy lấy đúng những vị trí công ty đang dùng. Chức danh nào chỉ có một người và không có ai kế nhiệm thì vẫn phải đưa vào.
Bước 2: gom chức danh thành nhóm. Các vị trí có mức độ phức tạp và trách nhiệm tương đương thì xếp cùng nhóm. Đây là bước quyết định chất lượng cả hệ thống.
Bước 3: định số bậc cho mỗi nhóm. Nhóm càng cần thâm niên thì càng nhiều bậc. Vị trí phổ thông thường 4 tới 6 bậc, vị trí chuyên môn sâu có thể nhiều hơn.
Bước 4: định mức lương bậc 1 và khoảng cách giữa các bậc. Bậc 1 phải không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, và với công việc đòi hỏi người đã qua học nghề, đào tạo nghề thì phải cao hơn theo tỷ lệ quy định.
Bước 5: xác định điều kiện nâng bậc. Ghi rõ căn cứ theo thâm niên, theo kết quả đánh giá, hay kết hợp cả hai. Không ghi rõ thì việc nâng bậc trở thành quyết định cảm tính và sinh ra so bì.
Khoảng cách giữa các bậc
Nguyên tắc thực tế: khoảng cách giữa hai bậc liền kề phải đủ lớn để tạo động lực nâng bậc.
Khoảng cách quá nhỏ thì người lao động không thấy đáng phấn đấu. Quá lớn thì quỹ lương đội nhanh khi nhiều người cùng lên bậc, và bậc cuối trở nên không với tới được.
Ba lỗi thường gặp
Một, xây thang bảng lương chỉ để nộp. Lập một bảng cho đủ thủ tục, còn lương thực trả theo thoả thuận riêng. Khi thanh tra đối chiếu hai thứ này thì lộ ra ngay, và phần chênh lệch còn kéo theo vấn đề về mức đóng bảo hiểm.
Hai, không tách phụ cấp ra khỏi lương bậc. Gộp hết vào một con số thì tới lúc điều chỉnh không biết điều chỉnh phần nào, và tính tăng ca cũng sai vì đơn giá giờ bị lệch.
Ba, quên rà lại khi mức lương tối thiểu vùng thay đổi. Bậc 1 của một số nhóm có thể tụt xuống dưới mức sàn mà không ai để ý.
Liên hệ với mức đóng bảo hiểm
Thang bảng lương ảnh hưởng trực tiếp tới mức đóng bảo hiểm xã hội, vì tiền lương làm căn cứ đóng gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung xác định được trước.
Vì vậy khi thiết kế thang bảng lương, nên xác định luôn khoản nào thuộc diện đóng bảo hiểm và khoản nào không. Chi tiết ở bài Đóng bảo hiểm xã hội trên mức lương nào mới đúng.
Khi công ty đã có hệ thống lương
Trong myHRM, thang lương, thành phần lương và tham số lương khai riêng nhau, nên đổi một bậc không phải sửa lại công thức, và kịch bản lương cho phép chạy thử tác động tới tổng quỹ trước khi áp.