Đây là chỗ sai nhiều nhất trong nghiệp vụ tiền lương, và cũng là chỗ bị truy thu nặng nhất khi thanh tra.
Ba nhóm cấu thành tiền lương đóng bảo hiểm
Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc gồm:
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh.
- Phụ cấp lương bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động.
- Các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thoả thuận trong hợp đồng và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.
Điểm mấu chốt nằm ở nhóm thứ ba: xác định được trước và trả thường xuyên. Khoản nào thoả cả hai điều kiện thì phải tính vào.
Những khoản không tính vào
Các khoản gắn với kết quả hoặc mang tính hỗ trợ, không xác định trước được mức cụ thể, thì không tính. Ví dụ thường gặp:
- Tiền thưởng theo kết quả sản xuất kinh doanh.
- Tiền ăn giữa ca.
- Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ.
- Tiền hỗ trợ khi người lao động có thân nhân qua đời, kết hôn, sinh nhật.
Lưu ý: cùng một tên gọi nhưng bản chất khác nhau thì kết luận khác nhau. Khoản gọi là hỗ trợ xăng xe nhưng trả cố định hằng tháng cho mọi người, ghi rõ trong hợp đồng, thì bản chất là khoản bổ sung xác định được và phải tính vào.
Tên gọi không quyết định. Bản chất quyết định.
Cách làm sai phổ biến
Ghi lương hợp đồng ở mức thấp, phần còn lại chia thành nhiều khoản hỗ trợ, rồi đóng bảo hiểm theo mức thấp.
Cách này có ba rủi ro, xếp theo mức nghiêm trọng:
Một, bị truy thu. Khi thanh tra kết luận các khoản kia thực chất là khoản bổ sung xác định được, doanh nghiệp phải nộp phần chênh lệch cho toàn bộ thời gian đã qua, cộng thêm phần tiền chậm nộp. Khoản này thường lớn hơn nhiều so với phần đã tiết kiệm.
Hai, thiệt cho người lao động. Mức hưởng ốm đau, thai sản, thất nghiệp và lương hưu đều tính theo mức đóng. Đóng thấp thì người lao động nhận thấp.
Ba, mất niềm tin. Người lao động phát hiện ra thường vào đúng lúc họ cần nhất, ví dụ khi làm hồ sơ thai sản.
Mức trần và mức sàn
Tiền lương đóng bảo hiểm xã hội có mức sàn không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, và với người đã qua đào tạo nghề thì phải cao hơn mức tối thiểu vùng theo tỷ lệ quy định.
Đồng thời có mức trần, tính theo bội số của mức tham chiếu. Phần lương vượt trần không phải đóng thêm.
Cả mức sàn và mức trần đều thay đổi theo thời gian, nên đây là chỗ cần cập nhật đều, không phải khai một lần rồi để đó.
Nghỉ không lương bao nhiêu thì không đóng
Nếu người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì tháng đó không đóng bảo hiểm xã hội. Dưới ngưỡng đó vẫn đóng bình thường.
Chỗ dễ nhầm là khi nhân viên nghỉ rải rác nhiều đợt ngắn trong cùng một tháng, cộng lại mới vượt ngưỡng. Phải cộng dồn theo tháng chứ không xét từng đợt.
Vì sao nên để hệ thống theo dõi
Mức đóng của một người thay đổi mỗi khi lương đổi, mỗi khi phụ cấp đổi, mỗi khi mức sàn hoặc mức trần thay đổi. Với một trăm người thì đó là hàng trăm thay đổi mỗi năm.
Chỗ hay vỡ nhất: tăng lương cho một người, bảng lương cập nhật ngay, nhưng mức đóng bảo hiểm quên đổi theo. Ba tháng sau phát hiện phải tính bù ngược.
Trong myHRM, quy tắc bảo hiểm khai một lần theo loại, mức đóng lấy từ chính cấu trúc lương của từng người, nên đổi lương là mức đóng đổi theo mà không phải nhớ.
Đọc thêm: Xây dựng thang bảng lương, từ nguyên tắc tới bảng thật.