Phần lớn bộ KPI thất bại không phải vì chọn sai chỉ tiêu, mà vì thiết kế xong không ai dùng được. Dưới đây là bốn cái bẫy hay gặp nhất và cách tránh.
Bẫy 1: quá nhiều chỉ tiêu
Một vị trí có 12 chỉ tiêu thì mỗi chỉ tiêu chiếm chưa tới 10% trọng số. Người làm không biết nên ưu tiên cái nào, và cuối kỳ điểm tổng luôn quanh mức trung bình dù kết quả thực tế rất khác nhau.
Cách tránh: mỗi vị trí 3 tới 5 chỉ tiêu. Nếu thấy cần nhiều hơn thì thường là vì chưa xác định rõ vị trí ấy tồn tại để làm gì.
Bẫy 2: đo thứ dễ đo thay vì thứ quan trọng
Số cuộc gọi dễ đo hơn chất lượng tư vấn. Số giờ có mặt dễ đo hơn kết quả công việc. Số bài viết dễ đo hơn hiệu quả bài viết.
Khi bộ KPI toàn thứ dễ đo, người lao động sẽ tối ưu đúng những thứ ấy, và kết quả thật của công ty không đổi.
Cách tránh: với mỗi chỉ tiêu, hỏi một câu: nếu người này đạt tuyệt đối chỉ tiêu ấy mà công ty vẫn không tốt hơn, thì chỉ tiêu ấy đo sai thứ.
Bẫy 3: chỉ tiêu nằm ngoài tầm kiểm soát của người được đo
Giao chỉ tiêu doanh số cho nhân viên kỹ thuật. Giao chỉ tiêu tỷ lệ khách quay lại cho người trực tổng đài. Người được đo không có công cụ nào để tác động tới con số ấy.
Kết quả là bộ KPI trở thành thứ để giải thích chứ không phải để cải thiện.
Cách tránh: mỗi chỉ tiêu phải trả lời được câu hỏi: người này làm gì khác đi thì con số này đổi.
Bẫy 4: dữ liệu phải gom tay mỗi kỳ
Bộ KPI đẹp nhưng tới kỳ đánh giá phải đi xin số liệu từ bốn phòng ban, mỗi phòng một khuôn, mất hai tuần mới ghép xong.
Sau vài kỳ, việc đánh giá bị lùi lịch, rồi bị làm cho xong, rồi bị bỏ.
Cách tránh: khi thiết kế chỉ tiêu, hỏi luôn số liệu này lấy từ đâu và ai chịu trách nhiệm cập nhật. Chỉ tiêu nào không trả lời được hai câu ấy thì chưa dùng được, dù ý tưởng hay tới mấy.
Ba loại chỉ tiêu nên có mặt
Chỉ tiêu kết quả. Đo thứ vị trí ấy tạo ra. Thường chiếm trọng số lớn nhất.
Chỉ tiêu quá trình. Đo cách làm, dùng cho vị trí mà kết quả tới chậm hoặc phụ thuộc nhiều yếu tố bên ngoài.
Chỉ tiêu tuân thủ. Đo việc làm đúng quy định, ví dụ an toàn lao động, quy trình bắt buộc. Loại này thường không cộng điểm mà chỉ trừ khi vi phạm.
Chu kỳ đánh giá
Đánh giá theo tháng thì tốn công và người làm chưa kịp thấy kết quả. Đánh giá theo năm thì quá xa, không kịp điều chỉnh.
Theo quý là chu kỳ phù hợp với phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ, kèm một lần tổng kết năm.
Gắn KPI với lương thế nào
Đây là quyết định nên làm sau, không làm cùng lúc với việc xây bộ chỉ tiêu.
Lý do: chạy thử ít nhất hai kỳ để biết bộ chỉ tiêu có phân loại được người làm tốt và người làm chưa tốt hay không. Gắn tiền vào một bộ chỉ tiêu chưa kiểm chứng thì sai sót của thiết kế biến thành sai sót về thu nhập, và mất niềm tin rất nhanh.
Cách gắn thường dùng: một phần thu nhập biến đổi theo kết quả đánh giá, tỷ lệ tăng dần theo cấp bậc vì cấp càng cao thì ảnh hưởng tới kết quả càng lớn. Xem thêm Trả lương theo 3P, hiểu đúng trước khi áp dụng.
Trong myHRM
Tiêu chí, kỳ đánh giá, mẫu đánh giá và phiếu đánh giá khai riêng nhau, nên đổi bộ chỉ tiêu cho một vị trí không ảnh hưởng tới các vị trí khác, và kết quả các kỳ so sánh được với nhau.
Đọc thêm: Xây dựng thang bảng lương, từ nguyên tắc tới bảng thật.