Người mới nghỉ việc trong ba tháng đầu thường không phải vì công việc, mà vì mấy ngày đầu để lại ấn tượng rằng công ty làm việc thiếu ngăn nắp.
Dưới đây là danh sách kiểm chia theo ba mốc.
Trước ngày đầu tiên
- Gửi thư xác nhận ghi rõ ngày giờ có mặt, địa chỉ, người sẽ tiếp đón, và cần mang theo giấy tờ gì.
- Chuẩn bị chỗ ngồi và công cụ làm việc. Máy tính, tài khoản, thẻ ra vào, đồng phục nếu có.
- Báo cho bộ phận sẽ tiếp nhận. Nghe hiển nhiên nhưng đây là chỗ hay quên nhất, và người mới đến nơi mà không ai biết mình là ai thì ấn tượng đầu tiên đã hỏng.
- Chuẩn bị bộ hồ sơ cần ký.
Trong ngày đầu tiên
Về giấy tờ:
- Ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thử việc. Làm 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản.
- Thu thập hồ sơ nhân sự: giấy tờ tuỳ thân, bằng cấp, giấy khám sức khoẻ, ảnh.
- Khai thông tin để làm bảo hiểm và mã số thuế.
- Đăng ký người phụ thuộc nếu có, để được giảm trừ gia cảnh đúng từ đầu.
- Cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng nhận lương.
Về hội nhập:
- Phổ biến nội quy lao động. Đây không phải hình thức: nội quy phải được thông báo thì mới làm căn cứ xử lý về sau.
- Giới thiệu cơ cấu tổ chức và người quản lý trực tiếp.
- Hướng dẫn cách chấm công, cách nộp đơn từ, và các mốc thời gian trong tháng.
- Phổ biến quy định an toàn lao động của vị trí.
Đừng bắt người mới khai một thông tin nhiều lần
Ở nhiều công ty, người mới ký hợp đồng ở phòng nhân sự, khai lại cho kế toán để làm lương, khai lần ba cho người làm bảo hiểm, rồi chụp giấy tờ gửi tin nhắn cho quản lý trực tiếp.
Bốn lần khai, bốn nơi lưu, và bốn nơi ấy không bao giờ khớp hoàn toàn.
Khai một lần là đủ, nếu có một chỗ để khai.
Trong tháng đầu
- Đặt các mốc kiểm. Ngày thứ 7, ngày thứ 30, và ngày kết thúc thử việc. Mỗi mốc là một cuộc trao đổi ngắn với quản lý trực tiếp.
- Ghi nhận kết quả từng mốc. Ghi lại thì tới lúc quyết định có nhận chính thức hay không mới có căn cứ, thay vì dựa vào cảm nhận chung.
- Thông báo kết quả thử việc đúng hạn. Đây là nghĩa vụ, không phải tuỳ nghi.
Bốn mốc thời gian phải nhớ cho mỗi người mới
| Mốc | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Ngày bắt đầu làm việc | Căn cứ tính thâm niên và phép năm theo tỷ lệ |
| Ngày kết thúc thử việc | Quá hạn mà không thông báo là vi phạm |
| Ngày ký hợp đồng chính thức | Bắt đầu chuỗi theo dõi ngày hết hạn hợp đồng |
| Ngày hết hạn hợp đồng đầu tiên | Quên là hợp đồng tự chuyển thành không xác định thời hạn |
Mốc cuối cùng là cái bẫy tốn kém nhất. Chi tiết ở bài Ba loại hợp đồng lao động và cái bẫy ngày hết hạn.
Phép năm của người vào giữa năm
Người vào giữa năm vẫn có phép năm, tính theo tỷ lệ tháng đã làm, không phải chờ đủ 12 tháng. Nhiều nơi cho 0 ngày trong năm đầu và đó là thiệt cho người lao động.
Thời gian thử việc cũng được tính vào thâm niên nếu sau đó ký hợp đồng chính thức.
Việc thường bị bỏ sót nhất
Chuẩn bị sẵn danh sách tài sản cấp phát ngay từ ngày đầu: máy tính, điện thoại, xe, đồng phục, công cụ, thẻ ra vào.
Ghi lại lúc cấp thì ngày người ấy nghỉ việc, danh sách cần thu hồi có sẵn, không phải ngồi nhớ lại.
Trong myHRM, hồ sơ nhân viên, hợp đồng, giấy tờ, bảo hiểm và tài sản cấp phát nằm chung một nơi, nên người mới khai một lần và mọi bộ phận dùng chung dữ liệu ấy.
Đọc thêm: Lương thử việc trả bao nhiêu và hai chỗ hay tính sai.