Quản lý ca là bài toán khó nhất trong nghiệp vụ chấm công, khó hơn nhiều so với việc ghi giờ vào giờ ra.
Bốn loại ca thường gặp
Ca cố định. Mỗi người luôn làm một ca. Đơn giản nhất.
Ca xoay. Người lao động lần lượt qua các ca theo chu kỳ, ví dụ một tuần ca sáng, một tuần ca chiều, một tuần ca đêm.
Ca gãy. Một ngày làm hai đoạn cách nhau, ví dụ sáng ba tiếng, chiều bốn tiếng. Ngành ăn uống và bán lẻ dùng nhiều.
Ca đăng ký. Người lao động tự đăng ký ca theo nhu cầu, quản lý duyệt. Hay dùng với nhân sự bán thời gian.
Một công ty có thể dùng cả bốn cùng lúc ở các bộ phận khác nhau. Phần mềm chỉ xử lý được ca cố định thì ba loại còn lại vẫn phải ghi tay.
Ngày nghỉ hằng tuần không bắt buộc là chủ nhật
Người sử dụng lao động có quyền quyết định ngày nghỉ hằng tuần là chủ nhật hoặc một ngày cố định khác trong tuần, nhưng phải ghi vào nội quy lao động.
Với công việc có tính chất đặc biệt mà không thể nghỉ hằng tuần thì phải bảo đảm bình quân ít nhất 4 ngày nghỉ trong một tháng.
Điều này quan trọng vì mức nhân khi tính tăng ca phụ thuộc vào việc ngày đó có phải ngày nghỉ hằng tuần của người ấy hay không. Cùng một ngày chủ nhật, người này là ngày nghỉ tuần, người kia là ngày làm việc bình thường.
Đổi ca là chỗ hay vỡ nhất
Hai nhân viên tự đổi ca cho nhau, cả hai đều đi làm đủ, việc vẫn chạy. Nhưng bảng công vẫn tính theo ca cũ: một người bị ghi đi muộn, một người bị ghi vắng.
Đổi ca là chuyện bình thường trong công ty có ca kíp. Cái không bình thường là không có chỗ nào ghi nhận việc đổi ấy.
Cách xử lý đúng: coi việc đổi ca là một loại đơn có luồng duyệt, giống đơn nghỉ phép. Nhân viên đề nghị, người kia xác nhận, quản lý duyệt, và bảng công đổi theo ngay.
Bốn việc cần khai riêng theo chi nhánh
Với công ty nhiều chi nhánh, đừng dùng chung một bộ cấu hình:
- Danh sách ca, vì giờ mở cửa mỗi nơi khác nhau.
- Quy tắc tăng ca, vì cách tổ chức làm thêm mỗi nơi khác nhau.
- Lịch nghỉ lễ, vì có thể có ngày nghỉ riêng theo địa phương hoặc theo thoả thuận.
- Toạ độ và bán kính chấm công, vì mỗi nơi một địa chỉ.
Nhiều ca trong một ngày
Với ca gãy, hệ thống phải cho khai nhiều ca trong cùng một ngày, mỗi ca có giờ vào giờ ra riêng, và bảng công cộng đủ cả hai.
Nếu chỉ tính một ca một ngày thì người làm ca gãy hoặc bị tính thiếu công, hoặc bị tính thành một ca dài từ sáng tới chiều kèm giờ nghỉ giữa ca sai.
Ca đêm và trần giờ làm thêm
Giờ làm việc ban đêm tính từ 22 giờ hôm trước tới 6 giờ sáng hôm sau. Ca kết thúc lúc 22 giờ 30 đã có 30 phút thuộc giờ ban đêm.
Đồng thời, giờ làm thêm phải được cộng dồn để kiểm trần theo ngày, theo tháng và theo năm cho từng người. Chi tiết ở bài Trần giờ làm thêm và ba con số phải nhớ.
Trong myHRM
Ca, nhóm ca, đăng ký ca, đổi ca, xoay ca và làm bù đều là các loại đơn có luồng duyệt riêng; khai được nhiều ca trong cùng một ngày; và lịch nghỉ lễ cùng quy tắc tăng ca khai riêng theo từng chi nhánh.
Đọc thêm: Mẫu bảng chấm công và bốn giới hạn của cách làm trên Excel.