Bảng chấm công là chứng từ ghi nhận thời gian làm việc thực tế của người lao động, làm căn cứ tính lương và là hồ sơ phải xuất trình khi thanh tra.
Một bảng chấm công cần có gì
Phần đầu: tên đơn vị, bộ phận, tháng và năm chấm công.
Phần thân: mỗi dòng một người, gồm mã nhân viên, họ tên, chức danh, và các cột ngày trong tháng.
Phần tổng hợp cuối dòng: số công làm việc thực tế, số công nghỉ hưởng lương, số công nghỉ không lương, số giờ làm thêm tách theo loại ngày, số giờ làm việc ban đêm.
Phần cuối: chữ ký của người chấm công, người phụ trách bộ phận, và người duyệt.
Ký hiệu nên thống nhất
Doanh nghiệp tự quy định ký hiệu nhưng phải ghi rõ chú thích và dùng nhất quán. Bộ ký hiệu thường dùng:
| Ký hiệu | Nghĩa |
|---|---|
| X | Làm việc đủ công |
| 1/2 | Làm nửa công |
| P | Nghỉ phép năm |
| L | Nghỉ lễ |
| Ô | Nghỉ ốm |
| TS | Nghỉ thai sản |
| KL | Nghỉ không lương |
| TC | Tăng ca |
| CT | Đi công tác |
Chú thích phải in ngay trên bảng, đừng để trong một tệp riêng.
Bốn việc bảng tính không làm được
Một, không phân biệt được loại ngày cho mục đích tính tăng ca. Cùng là 2 giờ làm thêm nhưng rơi vào ngày thường, ngày nghỉ tuần hay ngày lễ thì mức nhân khác nhau, và ngày nghỉ hằng tuần của mỗi nhóm ca lại khác nhau. Muốn làm đúng thì phải có bảng phụ cho từng nhóm, và phải cập nhật tay mỗi tháng.
Hai, không cộng dồn được để kiểm trần giờ làm thêm. Luật giới hạn theo ngày, theo tháng và theo năm. Cộng dồn theo năm cho từng người trên bảng tính là việc không ai làm nổi đều đặn.
Ba, không ghi nhận được việc đổi ca. Hai người tự đổi ca cho nhau thì bảng công vẫn tính theo ca cũ, và tới cuối tháng cả hai cùng khiếu nại.
Bốn, không lần ngược được về nguồn gốc. Ô ghi P không cho biết ai duyệt và duyệt lúc nào. Khi người lao động thắc mắc thì phải đi tìm tin nhắn hoặc tờ giấy.
Bảng chấm công ký một lượt cho xong
Ở nhiều nơi, cuối tháng bảng chấm công được in ra và mọi người ký một lượt. Không ai đọc, không ai đối chiếu.
Chữ ký ấy không bảo vệ được ai. Nó chỉ tạo cảm giác đã có kiểm soát, trong khi con số bên trong chưa từng được kiểm.
Cách làm tốt hơn: cho người lao động xem được số công của mình trong suốt tháng, sai thì báo ngay. Kiểm liên tục dễ hơn nhiều so với kiểm một lần vào ngày cuối.
Khi nào nên bỏ bảng tính
Không phải khi công ty đông người. Là khi xuất hiện đủ hai điều kiện:
- Có ca kíp, ca gãy hoặc ca đêm.
- Có nhiều địa điểm làm việc.
Hai điều kiện này làm số trường hợp ngoại lệ tăng theo cấp số nhân, và bảng tính chỉ xử lý tốt phần thông thường.
Trong myHRM, bảng công sinh ra từ chính dữ liệu chấm công và đơn từ đã duyệt, mỗi con số đều bấm ngược ra được nguồn gốc, và nhân viên tự xem được trên điện thoại trong suốt tháng.
Đọc thêm: Phần mềm chấm công cho doanh nghiệp Việt Nam, chọn thế nào cho đúng.