Nỗi lo lớn nhất khi đổi cách làm lương không phải là phần mềm khó dùng. Là sợ vỡ một kỳ lương. Lương trả chậm hoặc trả sai một tháng thì niềm tin mất nhiều tháng mới lấy lại được.
Lộ trình dưới đây được thiết kế để không có kỳ nào bị vỡ.
Bước 1: dọn dữ liệu trước khi chuyển
Đây là bước hay bị bỏ qua và cũng là bước quyết định.
Mở tệp bảng tính hiện tại và trả lời bốn câu:
- Danh sách nhân viên có ai đã nghỉ mà chưa xoá không.
- Mỗi người có đúng một mã định danh duy nhất chưa, hay có người bị trùng.
- Các khoản phụ cấp đang có: khoản nào áp cho ai, từ ngày nào, và vì sao.
- Số dư phép của từng người tính tới ngày nào.
Câu thứ ba thường lộ ra vài khoản phụ cấp mà không ai nhớ nguồn gốc. Nên giải quyết trước khi chuyển, đừng mang cái mù mờ sang hệ thống mới.
Bước 2: chuyển phần tĩnh trước
Hồ sơ nhân viên, phòng ban, chức danh, hợp đồng, số dư phép. Đây là dữ liệu ít thay đổi và nhập được từ tệp bảng tính theo khuôn có sẵn.
Không nên chuyển lịch sử chấm công của các tháng đã qua. Giữ nguyên ở nơi cũ, chỉ bắt đầu từ kỳ tiếp theo. Chuyển hết lịch sử tốn công hơn nhiều so với giá trị nó mang lại, vì dữ liệu cũ hầu như chỉ dùng để tra cứu, mà tra cứu thì mở tệp cũ ra vẫn được.
Bước 3: chạy song song trọn một kỳ
Đây là bước quan trọng nhất.
Trong tháng đầu tiên, công ty vẫn làm bảng lương theo cách cũ như bình thường. Song song đó, dữ liệu chấm công và đơn từ chạy trên hệ thống mới.
Cuối kỳ, đem hai bảng ra đối chiếu từng dòng.
Khớp thì tháng sau bỏ cách cũ. Lệch thì tìm ra chỗ lệch trước khi đi tiếp.
Điều bất ngờ với phần lớn công ty: chín trên mười lần chỗ lệch là lỗi của cách làm tay, không phải của phần mềm. Thường là quên một đơn nghỉ, hoặc áp sai mức nhân tăng ca, hoặc sót một khoản phụ cấp.
Riêng việc phát hiện ra những sai sót âm thầm ấy đã đủ trả cho công sức chuyển đổi.
Bước 4: chuyển thói quen, không chỉ chuyển dữ liệu
Phần mềm chạy được không có nghĩa là công ty đã đổi.
Ba thói quen cần đổi, và cần người phụ trách theo sát trong hai tháng đầu:
- Nhân viên nộp đơn trên hệ thống thay vì nhắn tin.
- Quản lý duyệt trên hệ thống thay vì trả lời miệng.
- Việc đổi ca được ghi nhận ngay lúc đổi, không để tới cuối tháng.
Nếu ba thói quen này không đổi thì dữ liệu vào hệ thống vẫn thiếu, và cuối tháng vẫn phải bù tay.
Mất bao lâu
Với công ty dưới 100 người, dữ liệu tương đối gọn:
| Bước | Thời gian thường gặp |
|---|---|
| Dọn dữ liệu | 3 tới 5 ngày, chủ yếu là công của công ty |
| Chuyển phần tĩnh và khai cấu hình | 2 tới 3 ngày |
| Chạy song song | trọn một kỳ lương |
| Ổn định thói quen | 2 tháng |
Tổng cộng khoảng ba tháng để coi là xong hẳn, dù phần mềm chạy được ngay từ tuần thứ hai.
Về myHRM
Phần chuyển dữ liệu và kỳ chạy song song nằm trong phí triển khai một lần của myHRM, không tính thêm. Quý công ty xem trước bằng tài khoản demo trên trang chủ.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý nhân sự, khi nào công ty thật sự cần.