Thị trường Việt Nam hiện neo trong vùng khoảng 200.000 tới 1.500.000 đồng mỗi tháng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khoảng cách rộng như vậy vì các bên tính giá theo những cách khác nhau, và vì phần lớn báo giá công bố chưa gồm hết chi phí thật.
Ba khoản chi phí
Một, phí thuê bao. Trả theo tháng hoặc theo năm. Đây là khoản duy nhất thường được công bố.
Hai, phí triển khai một lần. Gồm cài đặt, chuyển dữ liệu từ tệp bảng tính cũ, khai cấu hình ban đầu, và đào tạo người dùng. Khoản này thường bằng hai tới bốn tháng thuê bao.
Ba, chi phí thời gian của chính công ty. Không ai ghi hoá đơn cho khoản này nhưng nó có thật: người phụ trách phải dành thời gian khai dữ liệu, kiểm tra, và chạy song song một kỳ.
Hai cách tính giá
Tính theo đầu người. Ví dụ 50.000 tới 100.000 đồng một người mỗi tháng. Ưu điểm là công bằng với công ty nhỏ. Nhược điểm là chi phí tăng tuyến tính, và công ty 200 người sẽ thấy con số cuối cùng rất lớn.
Tính theo gói quy mô. Ví dụ gói tới 100 nhân viên một giá cố định. Ưu điểm là dự trù được ngân sách, và tuyển thêm người trong cùng bậc không phát sinh. Nhược điểm là công ty ở đầu bậc trả hơi đắt so với quy mô thật.
Với doanh nghiệp có kế hoạch tăng người, cách thứ hai thường có lợi hơn.
Bốn khoản ẩn hay bị bỏ sót
Phí sửa theo đặc thù. Công thức lương riêng, mẫu báo cáo riêng, quy tắc tăng ca riêng. Hỏi rõ việc nào tự làm được và việc nào phải trả phí.
Phí cập nhật khi quy định thay đổi. Tỷ lệ đóng bảo hiểm và mức giảm trừ gia cảnh thay đổi theo thời gian. Nếu mỗi lần thay đổi lại tính phí thì chi phí thật cao hơn báo giá.
Phí thêm người dùng quản trị. Một số nơi tính riêng cho tài khoản quản lý duyệt đơn.
Phí lấy dữ liệu ra khi ngừng dùng. Hỏi trước câu này. Dữ liệu nhân sự và lương là tài sản của công ty, việc lấy ra không nên bị tính phí.
Cách so sánh cho công bằng
Đừng so con số thuê bao tháng. Hãy tính tổng chi phí ba năm gồm cả phí triển khai, rồi chia cho số tháng.
Ba năm là khoảng thời gian hợp lý vì đổi phần mềm nhân sự tốn công hơn nhiều so với đổi phần mềm khác, phần lớn công ty gắn bó ít nhất chừng ấy.
Phần mềm rẻ nhất có đáng chọn không
Không hẳn, và cũng không phải vì lý do thường được nói.
Vấn đề của lựa chọn rẻ nhất thường không nằm ở tính năng thiếu, mà nằm ở khâu triển khai bị cắt gọn. Không có người chuyển dữ liệu, không có người đào tạo, không có kỳ chạy song song. Kết quả là phần mềm nằm đó mà công ty vẫn làm tay.
Chi phí thật của tình huống ấy lớn hơn khoản chênh lệch ban đầu rất nhiều.
Về myHRM
myHRM tính theo gói quy mô, phí triển khai một lần đã gồm chuyển dữ liệu, đào tạo, và chạy song song trọn một kỳ lương để đối chiếu. Bảng giá công bố công khai trên trang chủ.
Đọc thêm: Phần mềm tính lương, sáu thứ cần kiểm trước khi ký hợp đồng.