Cách làm: người lao động mở ứng dụng trên điện thoại, bấm chấm công, ứng dụng lấy toạ độ hiện tại và đối chiếu với địa điểm làm việc đã khai kèm bán kính cho phép. Đứng trong vùng thì chấm được, đứng ngoài thì không.
Ba trường hợp cách này giải quyết tốt
Một, nhân viên làm việc ngoài văn phòng. Công trình, kho hàng, nhà khách hàng, chi nhánh mới mở chưa kịp lắp máy. Không có máy chấm công nào ở đó, và lắp máy cho một điểm dùng vài tháng thì không đáng.
Hai, công ty nhiều chi nhánh nhỏ. Mỗi chi nhánh vài người thì chi phí máy chấm công cho từng nơi cao hơn giá trị mang lại.
Ba, giai đoạn thử nghiệm trước khi đầu tư. Chạy vài tháng bằng điện thoại để biết thật sự cần gì rồi mới quyết định mua thiết bị.
Ba hạn chế phải nói thẳng
Một, phụ thuộc vào điện thoại cá nhân. Người lao động phải có điện thoại thông minh và phải đồng ý cài ứng dụng. Doanh nghiệp không nên áp đặt, và nên có cách chấm thay thế.
Hai, độ chính xác của toạ độ. Trong nhà cao tầng, trong khu công nghiệp có nhiều kết cấu kim loại, hoặc trong tầng hầm, sai số có thể vượt vài chục mét. Bán kính cho phép cần đặt đủ rộng để không chặn nhầm người thật, nhưng đủ hẹp để có ý nghĩa.
Ba, không chống được mọi cách gian lận. Có công cụ giả toạ độ. Vì vậy kiểm vị trí nên xem là lớp kiểm soát thứ nhất, không phải lớp duy nhất.
Cách bù cho ba hạn chế
Chấm bằng mã QR dán tại nơi làm việc. Mã đổi theo thời gian, người lao động quét mã tại chỗ. Cách này hợp với nơi sóng yếu và không cần dựa vào toạ độ.
Yêu cầu ảnh chụp khi chấm. Dùng chọn lọc cho một số vị trí, và phải thông báo rõ cho người lao động.
Đối chiếu với dữ liệu công việc. Người chấm công ở công trình mà không có báo cáo công việc nào trong ngày thì đó là tín hiệu, và cách này không cần thêm công nghệ nào.
Vấn đề riêng tư cần xử lý cho đúng
Chỉ nên lấy toạ độ tại thời điểm chấm công, không theo dõi liên tục. Đây vừa là yêu cầu về sự tôn trọng, vừa là cách tránh tranh chấp.
Doanh nghiệp nên ghi rõ trong nội quy lao động: lấy dữ liệu gì, vào lúc nào, dùng cho mục đích gì, lưu bao lâu. Người lao động biết trước thì mức chấp nhận cao hơn nhiều.
Đừng quên đơn làm bù
Dù dùng cách nào thì vẫn có người quên chấm công: điện thoại hết pin, sóng yếu, đi thẳng tới chỗ khách từ sáng.
Cần có đơn làm bù ghi rõ ngày nào giờ nào và lý do, quản lý duyệt, bảng công cập nhật theo. Điểm khác với ghi tay là mọi lần bù đều để lại vết: ai xin, ai duyệt, lúc nào.
Cuối năm soát lại thì thấy ngay bộ phận nào hay quên, để chỉnh cách làm chứ không phải để trách ai.
Trong myHRM
Chấm công trên ứng dụng có kiểm toạ độ và bán kính theo từng văn phòng, có cách chấm bằng mã QR cho nơi sóng yếu, và đơn làm bù nằm trong nhóm chín loại đơn có luồng duyệt.
Đọc thêm: Quản lý ca làm việc cho công ty nhiều ca nhiều chi nhánh.