Thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương với cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên được tính theo biểu thuế luỹ tiến từng phần, gồm bảy bậc.
Sai sót thường không nằm ở chỗ áp biểu thuế, mà nằm ở chỗ xác định thu nhập tính thuế.
Năm bước
Bước 1: xác định tổng thu nhập chịu thuế. Gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng và các khoản có tính chất tiền lương.
Bước 2: trừ các khoản được miễn. Ví dụ phần tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm được trả cao hơn so với mức trả cho giờ làm việc bình thường. Lưu ý là chỉ phần chênh lệch được miễn, không phải toàn bộ khoản làm thêm.
Bước 3: trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc. Phần người lao động đóng cho bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Bước 4: trừ giảm trừ gia cảnh. Gồm giảm trừ cho bản thân người nộp thuế và giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc đã đăng ký.
Bước 5: áp biểu thuế luỹ tiến từng phần lên phần thu nhập tính thuế còn lại.
Luỹ tiến từng phần nghĩa là gì
Đây là chỗ hay hiểu sai nhất.
Thu nhập tính thuế được chia thành các phần theo bậc, và mỗi phần chịu thuế suất của bậc đó, không phải toàn bộ thu nhập chịu thuế suất của bậc cao nhất.
Nghĩa là khi thu nhập vừa vượt lên một bậc mới, chỉ phần vượt mới chịu thuế suất cao hơn. Không có chuyện tăng lương một chút mà thu nhập sau thuế lại giảm.
Nhiều người lao động lo điều này khi được đề nghị tăng lương, và người làm nhân sự nên giải thích rõ.
Người phụ thuộc
Muốn được giảm trừ cho người phụ thuộc thì phải đăng ký và có hồ sơ chứng minh.
Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Hai vợ chồng cùng khai một đứa con là sai, và sẽ bị điều chỉnh khi quyết toán.
Việc đăng ký người phụ thuộc nên làm ngay khi phát sinh, vì phần giảm trừ được tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi đã đăng ký đúng thời hạn.
Trường hợp không ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên
Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới 3 tháng, có tổng mức trả thu nhập từ ngưỡng quy định trở lên cho mỗi lần chi trả, thì bị khấu trừ theo tỷ lệ cố định trên thu nhập, không áp biểu luỹ tiến và không được giảm trừ gia cảnh.
Cá nhân thuộc diện này nếu ước tính tổng thu nhập cả năm chưa tới mức phải nộp thuế thì có thể làm cam kết để tạm thời chưa khấu trừ.
Năm chỗ hay tính sai
Một, không tách phần chênh lệch của tiền làm thêm giờ. Miễn thuế chỉ áp cho phần cao hơn mức bình thường.
Hai, tính giảm trừ người phụ thuộc khi chưa đăng ký. Tới quyết toán bị loại.
Ba, quên cập nhật khi mức giảm trừ gia cảnh thay đổi. Mức này được điều chỉnh theo thời gian.
Bốn, tính thuế trên cả phần bảo hiểm bắt buộc. Phần người lao động đóng phải trừ ra trước.
Năm, nhầm giữa khấu trừ hằng tháng và quyết toán năm. Số khấu trừ hằng tháng là tạm tính, con số cuối cùng chỉ có sau khi quyết toán, và chênh lệch được hoàn hoặc nộp thêm.
Vì sao nên để hệ thống tính
Công thức thì rõ, nhưng dữ liệu đầu vào thay đổi mỗi tháng cho từng người: số giờ làm thêm khác nhau, số người phụ thuộc thay đổi trong năm, mức đóng bảo hiểm đổi khi lương đổi.
Với một trăm người thì đây là một trăm bài toán khác nhau mỗi tháng, và mỗi bài phải khớp với bảng lương cùng kỳ.
Trong myHRM, quy tắc thuế thu nhập cá nhân khai theo bậc, giảm trừ gia cảnh gắn với hồ sơ nhân viên, và số liệu đầu vào lấy thẳng từ bảng lương nên không phải nhập lại.