Chế độ và công thức lương

myHRM tính lương theo công thức do bạn tự định nghĩa, không cố định cứng trong phần mềm. Nhờ vậy cùng một hệ thống vừa chạy được cách trả lương đơn giản của một quán cà phê 5 người, vừa đáp ứng bảng lương nhiều thành phần của một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca hay một chuỗi cửa hàng hàng trăm nhân sự.

Toàn bộ cấu hình nằm ở Lương → Quy chế lương, đầu màn hình có 4 thẻ (tab): Chế độ lương, Tham số tính lương, Phần tử tính lương và Thư viện phần tử. Nên thiết lập lần lượt theo thứ tự này.

Chế độ lương

Chế độ lương là một bộ quy tắc trả lương áp dụng cho một nhóm nhân viên (ví dụ: khối văn phòng, công nhân sản xuất, nhân viên bán hàng theo doanh số).

1. Vào tab Chế độ lương, bấm Tạo mới.
2. Nhập Tên chế độ lương và Mã chế độ lương.
3. Bật Trả lương nhiều lần nếu chế độ này chi trả nhiều lần trong tháng (ví dụ tạm ứng giữa kỳ và trả cuối kỳ). Để tắt là trả theo kỳ lương.
4. Ghi thêm mô tả ở ô Ghi chú nếu cần.

Trong phần Phần tử tính lương ngay bên dưới, bấm + Thêm phần tử để khai từng dòng của bảng lương. Mỗi phần tử gồm: Tên phần tử, Mã phần tử (hệ thống tự gợi ý, chỉ dùng chữ không dấu, số và dấu gạch dưới), Loại (Thu nhập hoặc Khấu trừ), Công thức, cùng hai công tắc In đậm và Hiển thị trên phiếu lương.

Mẹo: Nút biểu tượng dấu ngoặc ở ô Công thức mở hộp Chèn biến, giúp chọn biến từ danh sách thay vì gõ tay, tránh sai mã.

Cột Nhân viên áp dụng ở danh sách cho biết chế độ đang gắn cho bao nhiêu người; bấm vào số đó để xem chi tiết.

Tham số tính lương

Tham số là các mức tiền hoặc hệ số dùng lại nhiều lần trong công thức, ví dụ đơn giá một ngày công, mức phụ cấp ăn ca, hệ số ca đêm. Khai một chỗ, sửa một chỗ, mọi công thức tham chiếu đều cập nhật theo.

1. Vào tab Tham số tính lương, bấm Tạo mới.
2. Nhập Tên tham số, Mã tham số và chọn Nhóm tham số (có thể tạo nhóm mới ngay tại đây).
3. Trong phần Mức tiền/đơn giá, mỗi dòng khai một mức: Tên mức, Phạm vi áp dụng (Tất cả nhân viên hoặc Theo phòng ban), kiểu giá trị là Mức tiền (VND) hay Hệ số, Ngày áp dụng và Ngày kết thúc.

Mức nào được dùng để tính lương: mức ĐANG BẬT và CÒN HIỆU LỰC tại kỳ lương đang tính. Hai ô Ngày áp dụng và Ngày kết thúc quyết định điều đó:

• Để trống một ô nghĩa là không giới hạn phía ấy. Mức không điền ngày nào là mức luôn có hiệu lực.
• Nhiều mức cùng còn hiệu lực thì hệ thống lấy mức có Ngày áp dụng muộn nhất, tức mức mới nhất. Mức có khai ngày được ưu tiên hơn mức bỏ trống ngày. Bằng nhau thì mới xét thứ tự trong danh sách.
• Mốc để so là ngày bắt đầu kỳ lương. Mức có hiệu lực từ giữa kỳ sẽ chạy từ kỳ sau, không áp ngược cho cả kỳ đang tính.

Vì vậy, khi đến kỳ đổi mức (ví dụ lương tối thiểu vùng thay đổi), cách đúng là thêm mức mới và điền Ngày áp dụng, không cần kéo thứ tự cũng không cần tắt mức cũ. Mức cũ nên điền Ngày kết thúc là ngày liền trước, để về sau đọc lại còn biết mức nào chạy trong kỳ nào.

Nếu mọi mức đang bật đều khai ngày mà không mức nào phủ kỳ đang tính, hệ thống giữ nguyên mức đầu danh sách để bảng lương không tụt về 0. Đó là lưới an toàn, không phải cách dùng: gặp cảnh ấy hãy mở lại danh sách và sửa cho đúng ngày.

Sửa tham số trên giao diện mới hoặc trên điện thoại. Màn Tham số tính lương ở giao diện khách dùng mở ba ô: Kiểu giá trị, Mức tiền (VND) và Hệ số. Ba ô này đọc và ghi đúng mức mà công thức lương đang dùng - mức đang bật và còn hiệu lực hôm nay - nên sửa ở đây là kỳ lương sau nhận số mới. Thêm mức, đổi tên mức, đặt phạm vi theo phòng ban hay sắp lại thứ tự thì vẫn phải vào web.

Phần tử tính lương

Tab Phần tử tính lương cho phép tạo phần tử dùng chung, không gắn cứng vào một chế độ. Khi tạo, chọn Nhóm phần tử, và để trống ô Chế độ lương nếu muốn áp dụng cho mọi chế độ. Phần Thiết lập công thức có hai Phương thức: Công thức (tự tính) và Nhập dữ liệu (nạp số từ ngoài vào); nếu chọn cả hai, hệ thống ưu tiên dữ liệu được nhập.

Thư viện phần tử

Tab Thư viện phần tử liệt kê các biến hệ thống có sẵn để dùng trong công thức. Đây là màn chỉ xem: bấm vào Mã phần tử để sao chép đúng dạng [MaBien] rồi dán vào công thức. Có thể lọc theo Nguồn dữ liệu: Chấm công, Lương, Quản lý nhân sự, Phúc lợi và chế độ, Thưởng, Khác.

Quy tắc thuế thu nhập cá nhân

Vào Cài đặt → Cài đặt nghiệp vụ → Cấu hình thuế TNCN để khai các mức giảm trừ dùng khi tính thuế: giảm trừ bản thân (đồng/tháng), giảm trừ mỗi người phụ thuộc (đồng/tháng) và trần miễn thuế tiền ăn (đồng/tháng), kèm khoảng hiệu lực từ ngày - đến ngày. Luật thay đổi mức giảm trừ thì tạo quy tắc mới với ngày hiệu lực mới thay vì sửa đè quy tắc cũ - kỳ lương cũ giữ đúng mức của thời điểm đó.

Các mức này đổ vào công thức qua nhóm biến Thuế & Bảo hiểm ([GiamTruBanThan], [SoNguoiPhuThuoc], [TongGiamTru]... - xem bảng biến bên dưới). Số người phụ thuộc lấy từ hồ sơ nhân viên bên Nhân sự.

Viết công thức lương động

Công thức là biểu thức toán học ghép từ các biến trong dấu ngoặc vuông và tham số bạn đã khai. Ví dụ tính lương theo ngày công:

([MucLuong] / [NgayCongTieuChuan]) * [CongThucTe]

Các nhóm biến thường dùng:

Lưu ý: Luôn dùng nút Chèn biến hoặc chép mã từ Thư viện phần tử để bảo đảm đúng tên biến. Gõ sai một ký tự sẽ khiến công thức không tính ra được giá trị.